Dicas para uma reunião de sucesso
Reunião. Só de ouvir essa palavra muita gente por aí já começa a bocejar por antecipação. As coitadas das reuniões adquiriram a fama de horas insuportáveis e intermináveis que que só fazem perder tempo. Que injusto! Rsrs. Se bem programadas e planejadas, as reuniões podem ser muito enriquecedoras e definir questões importantes dentro de uma empresa. Mas como fazer esses encontros renderem?
Veja algumas dicas importantes:
- A reunião é REALMENTE necessária?
Antes de sair convidando metade do escritório para uma reunião, pare e pense se o assunto a ser discutido não pode ser resolvido por e-mail, ligação ou WhatsApp. Vale lembrar que reuniões custam dinheiro e tempo (que, afinal, também é dinheiro!), então, sempre que for possível decidir as coisas por outros meios, melhor.
- Todo mundo é mesmo indispensável?
Sabe aquela sala de reunião lotada de gente, que tem que pegar cadeiras da sala vizinha para todo mundo poder sentar? Muitas vezes, boa parte das pessoas convidadas não precisavam estar ali. Levanta a mão quem nunca foi numa reunião sem ter ideia do por quê estava ali! o/ Pense bem no que cada um pode colaborar com o objetivo principal da reunião é só convide aqueles que foram realmente relevantes. O tempo dos funcionários é precioso e deve ser aproveitado da forma mais inteligente e útil possível.
- Planeje a reunião
Para que uma reunião seja eficiente e não uma grande perda de tempo, é preciso planejá-la com antecedência. Primeiro: qual o objetivo dela? O que se pretende alcançar? Trace metas para o encontro e mantenha o foco nelas. Depois, formule um roteiro para guiar a linha de raciocínio e não correr o risco de fugir muito do assunto principal. Pense em como vai abrir, conduzir e finalizar a reunião para que todos consigam acompanhar e contribuir para com o objetivo final.
Uma boa dica é usar um cronômetro e estipular um tempo de duração para cada assunto. Assim, você evita que o tempo acabe sem que um tema importante tenha sido abordado, bem como que a discussão saia muito da pauta.
Ainda nesse tópico, é fundamental definir uma ação final na reunião. Você espera sair de lá com o que? Um número final? Os nomes de quem vai fazer determinado trabalho? Prazos definidos? Um nome de um produto ou marca novos? Não se esqueça de focar na meta e terminar a reunião com algo concreto que você não tinha antes dela começar.
- Faça um bom “briefing”
Na hora de abrir a reunião, faça um bom resumo do que será tratado no encontro e sinalize qual é o objetivo principal, bem como qual a meta que deverá ser concluída no final. Assim, você coloca todo mundo a par do que está por vir.
- Desligue as distrações
E uma das maiores distrações em reunião são o celular e o próprio notebook dos funcionários. Muitos levam seu computador para fazer anotações importantes, mas quem nunca ficou de olho no e-mail ou conversando com o cliente por mensagem enquanto a reunião rolava? Isso distrai não só a própria pessoa como quem está ao redor. O ideal é deixar todos os celulares no modo silencioso e longo dos olhos e os notebooks fora da sala de reunião.
Porém, não só os eletrônicos que tiram a atenção das pessoas. Janelas abertas e gente entrando e saindo o tempo todo atrapalha e faz a reunião ficar mais longa, cansativa e pouco produtiva.
- Respeite o tempo
Respeitar o tempo estabelecido para a reunião é respeitar o tempo das demais pessoas. Se você colocou uma hora de duração, a reunião deve durar uma hora, não uma hora e meia. Os convidados planejaram seus afazeres de acordo com o tempo que terão antes e depois do encontro, e não é justo atrapalhar o trabalho de todo mundo porque a reunião passou da hora.
O mesmo vale para atrasos. Seja pontual e exija que todos os participantes também cumpram o horário.
Também vale tomar cuidado com o horário para começar a reunião. Pense nos horários de almoço praticados pelos participantes, bem como de entrada e saída. Ninguém merece uma reunião às 8h da manhã de uma segunda-feira pós-feriado. A chance das pessoas se atrasarem é imensa! Tem uma turma que almoça 12h? Não marque a reunião paras 11h30.
- Use apoio audiovisual
É muito mais consistente e interessante quando a reunião possui algum tipo de apoio audiovisual, mas cuidado com apresentações em PowerPoint! Se bem feitas e planejadas, podem ser uma mão na roda para ilustrar exemplos, mostrar dados e gráficos, mas se forem executadas de qualquer jeito, deixa a reunião com aspecto amador e cansativo.
A melhor forma de deixar sua reunião mais dinâmica, rica em conteúdo e atraente é por meio de vídeos. Vídeos são vivos, transmitem sensações e são muito mais envolventes. Os formatos são diversos: documentários, entrevistas, stop-motion, animação, resenha. Pense no estilo que melhor vai transmitir a mensagem e conversar com o público presente na reunião.
